Privat bruk av selskapets penger og eiendeler

Kort svar

Selskapet og eieren er to forskjellige skattesubjekter. Privat bruk må identifiseres, verdsettes og behandles riktig i regnskap og rapportering. En god løsning skal kunne forklares i ettertid. Når privat bruk selskapets eiendeler behandles, bør en utenforstående forstå hvilke opplysninger som ble brukt, hvorfor de ble behandlet slik og hvor den endelige bekreftelsen ligger.

Rammene du må kjenne

Et aksjeselskap er et eget skattesubjekt. Skattemeldingen med næringsspesifikasjon skal leveres gjennom et regnskaps- eller årsoppgjørssystem, også når selskapet ikke har hatt omsetning. For de fleste selskaper er fristen 31. mai. Tallene må bygge på et avsluttet og avstemt regnskap, og kvitteringen etter innsending bør oppbevares sammen med årsoppgjørsdokumentasjonen.

Den mest effektive tilnærmingen til privat bruk selskapets eiendeler er å avklare ansvaret tidlig. Én person bør eie fremdriften, mens kontrollpunktene kan fordeles mellom eier, styre, regnskapsfører eller rådgiver.

Slik går du frem

1. Skill private og forretningsmessige kjøp

Skill private og forretningsmessige kjøp. Sørg for at tilgang og signeringsrett er avklart der det kreves. Arbeidet med privat bruk selskapets eiendeler kan være faglig ferdig, men likevel stoppe hvis riktig person ikke får kontrollert eller sendt. Test derfor roller og innlogging før fristen, ikke på selve leveringsdagen.

2. Dokumenter hvem som brukte eiendelen

Dokumenter hvem som brukte eiendelen. Avslutt med en enkel fireøynekontroll eller en ny gjennomgang etter en pause. Ved privat bruk selskapets eiendeler bør kontrolløren bruke kildedokumentene, ikke bare lese det som allerede er fylt ut. Det gir større sjanse for å finne utelatelser og uriktige forutsetninger.

3. Vurder lønn, utbytte eller tilbakebetaling

Vurder lønn, utbytte eller tilbakebetaling. Finn først originaldokumentet som underbygger dette punktet, og noter relevant beløp, dato og part. I arbeidet med privat bruk selskapets eiendeler er et tydelig kildespor mer verdifullt enn et tall som bare ser rimelig ut. Avklar eventuelle mangler før neste steg.

4. Rett mellomværender før innsending

Rett mellomværender før innsending. Sett opp en liten avstemming mellom underlaget, regnskapet og det som tidligere er rapportert. Når privat bruk selskapets eiendeler viser ulike verdier i to kilder, skal forskjellen undersøkes, ikke rundes bort. Rett helst feilen der den oppsto, slik at alle senere oversikter oppdateres.

Vanlige feil du bør unngå

• Å bruke firmakortet som privat konto. Legg inn et eget kontrollpunkt for dette før privat bruk selskapets eiendeler signeres eller vedtas.
• Å anta at små beløp ikke teller. Sammenlign med originaldokumentet og dokumenter hvorfor løsningen er riktig for privat bruk selskapets eiendeler.
• Å føre privat kostnad som fradragsberettiget. Et slikt avvik bør stå som åpent til noen har avklart virkningen på privat bruk selskapets eiendeler.

Den beste rettingen er den som begynner i grunnlaget. Hvis ett av punktene over gjelder, bør du undersøke hvilke dokumenter, år og rapporter som bygger på samme opplysning. Da unngår du at en isolert endring skaper et nytt avvik et annet sted.

Dokumentasjon og siste kontroll

Oppbevar dokumentasjonen for privat bruk selskapets eiendeler i selskapets system, ikke bare på en lokal maskin. Ta med avstemminger, beregninger og versjonen som faktisk ble signert. En kort kontrollkommentar ved hver vesentlig post gjør det enklere å forstå arbeidet ved neste årsoppgjør.

Hvordan Cendio gjør prosessen enklere

For et lite AS er utfordringen sjelden å forstå hvert enkelt skattereglement i teorien. Det vanskelige er å vite hva som mangler, hvilke tall som hører sammen og hva som må kontrolleres før signering. Cendio er utviklet for å gjøre denne arbeidsflyten mer oversiktlig: selskapet får forklaringer i riktig rekkefølge, tydelige kontroller og et samlet sted for de faste årsoppgavene.

Styret og den som signerer beholder ansvaret for privat bruk selskapets eiendeler. Cendios rolle er å gjøre grunnlaget lettere å forstå og kontrollere, slik at faglig hjelp kan brukes på de vanskelige vurderingene i stedet for på å lete etter manglende dokumenter.

Ofte stilte spørsmål

Hva er det viktigste å kontrollere ved privat bruk selskapets eiendeler?

Start med «skill private og forretningsmessige kjøp» og kontroller deretter «dokumenter hvem som brukte eiendelen». Selskapet og eieren er to forskjellige skattesubjekter. Privat bruk må identifiseres, verdsettes og behandles riktig i regnskap og rapportering. Den endelige løsningen bør kunne spores til underlaget, og totalsummene må stemme før du går videre til signering, vedtak eller innsending.

Når bør jeg be om faglig hjelp?

Be om hjelp dersom du er usikker på «å bruke firmakortet som privat konto», hvis store beløp mangler dokumentasjon, eller hvis samme forhold påvirker flere selskaper eller tidligere år. Formuler spørsmålet konkret og legg ved avstemmingen; da blir rådgivningen om privat bruk selskapets eiendeler mer presis og effektiv.